Frequently Asked Questions

1. Afspraken

Ik kan online geen afspraken vinden?

De enige manier om een afspraak te maken voor een visumaanvraag is via de link die u per e-mail ontvangt NADAT u uw formulier elektronisch hebt ingediend op VisaOnWeb. Het is onmogelijk om op een andere manier een afspraak te maken. Als u geen beschikbare data in het online systeem kan zien, betekent dit dat we volgeboekt zijn. Gelieve het online systeem regelmatig te bezoeken om te zien of er annuleringen zijn of nieuwe data beschikbaar komen.

Waarom krijg ik een foutmelding wanneer ik een afspraak probeer te maken?

Daar zijn enkele verklaringen voor mogelijk:

• Er zijn geen tijdsloten meer beschikbaar voor visumaanvragen. Controleer later opnieuw het online systeem voor eventuele annuleringen of nieuwe data.
• Het systeem is overbelast omdat veel mensen tegelijkertijd een afspraak proberen te maken. Probeer het later opnieuw.
• Er zit een fout in uw aanvraag. Zorg ervoor dat u de link gebruikt die u per mail heeft ontvangen en dat uw VOW-nummer klopt.

Houd er rekening mee dat we tijdens de boekingsprocedure geen telefonische technische ondersteuning kunnen bieden.

Kan ik eerder een afspraak krijgen?

Wij kunnen u telefonisch of via e-mail geen eerdere afspraakdatum geven. Gelieve onze website regelmatig te raadplegen voor eventuele annuleringen.

In geval van een echt noodgeval kunt u een e-mail met bewijsstukken sturen naar dublin.visa@diplobel.fed.be. Er zijn zeer strikte criteria waaraan moet worden voldaan om van een noodgeval te kunnen spreken. Voorbeelden hiervan zijn reizen voor dingende medische procedures of voor humanitaire doeleinden. Toerisme kan nooit in aanmerking komen voor een noodgeval. Om zakenreizen als noodgeval te beschouwen, zijn bewijsstukken van de zakenpartner in België vereist.

Moet ik betalen voor een afspraak?

Afspraken zijn gratis en moeten rechtstreeks via ons online afsprakensysteem worden geboekt. Let op: het is NIET nodig om een Schengenvisum voor België aan te vragen via een agentschap. De enige kosten die u moet betalen voor een Schengenvisum zijn de administratiekosten, die u rechtstreeks aan de ambassade moet betalen op de dag van uw afspraak. Een aanvraag via een agentschap geeft GEEN eerdere afspraak of een snellere afhandeling.

Ik ben een familielid van een EU-burger, kan ik een eerdere afspraak krijgen?

Overeenkomstig met de EU-wetgeving doen we ons best om binnen een redelijke termijn afspraken te maken met echtgenoten en personen die ten laste zijn van EU-burgers. We moedigen aan om uw reis op voorhand te plannen en de standaardprocedure te volgen door regelmatig online te controleren of er afspraken zijn. Als uw reis in 4 tot 6 weken gepland staat en u regelmatig online het systeem hebt geraadpleegd en niet op tijd een afspraak kunt vinden, kunt u ons een e-mail sturen met uw VOW-nummer en reisdata, alsook het paspoort van de EU-burger. Als u aan de criteria voldoet, doen we ons best om binnen 2 weken een afspraak in te plannen. U zal geen inspraak hebben in de datum of tijd van deze afspraak.

Houd er rekening mee dat familieleden van EU-burgers vaak zonder visum kunnen reizen, zolang ze reizen met dat familielid. Meer informatie vindt u hier: Reisdocumenten voor gezinsleden van buiten de EU – Your Europe

Waarom zijn de afspraken zo ver van tevoren volgeboekt?

Er is momenteel een grote vraag bij alle Schengen-ambassades in Dublin. We nemen zoveel afspraken aan als mogelijk. Als u niet op uw afspraak kunt geraken, vragen we u ook deze zo snel mogelijk te annuleren zodat er plaats kan gemaakt worden voor iemand anders.

 

Ik ontving geen bevestiging van mijn afspraak, wat betekent dit?

Alle afspraken worden bevestigd per automatisch gegenereerde bevestigingsemail. Indien U geen bevestigingsmail ontving, kijk aub na in uw spam folder. Indien U daar geen bevestigingsemail aantreft, betekent dit dat er geen afspraak werd vastgelegd. Gelieve dan opnieuw proberen een afspraak te boeken.

2. Duur

Hoelang op voorhand moet ik een visum aanvragen?

Vanwege de zeer grote vraag raden we u aan om minstens 3 maanden op voorhand uw formulier op VisaOnWeb in te dienen en een afspraak proberen vast te leggen.

Hoelang duurt het voordat ik mijn visum krijg?

Ongeveer 10 werkdagen vanaf het moment dat u uw dossier persoonlijk indient op de dag van uw afspraak. Indien uw dossier niet compleet is op de dag van uw afspraak, zal dit uw aanvraag vertragen. Sommige visumdossiers zullen naar Brussel of onze Schengenpartners moeten worden doorverwezen, wat langen dan 10 werkdagen zal duren.

Wanneer is de visumafdeling open?

Afspraken voor visumaanvragen kunnen plaatsvinden van maandag tot en met donderdag van 09.00 tot 12.30. Het ophalen is mogelijk op dinsdag en donderdag van 14.00 tot 15.00.

3. Mijn dossier

Ik heb een vraag, hoe kan ik u bereiken?

Uw eerste bron van informatie is deze website. Lees eerst onze procedures en de FAQ-vragenlijst door. Als u er zeker van bent dat uw vraag nergens op onze website wordt beantwoord, kunt u ons een e-mail sturen op dublin.visa@diplobel.fed.be. Houd er rekening mee dat we niet op uw e-mail antwoorden als het antwoord op uw vraag op onze website te vinden is.

Elk dossier is anders waardoor we uw vragen niet telefonisch kunnen behandelen. De enige personen die telefonisch antwoord kunnen krijgen, zijn degenen met dringende vragen over hun lopende aanvraag, dus NA hun afspraak op onze ambassade. In dit geval kunt u ons tijdens de openingstijden van de visumafdeling bellen met uw 5-cijferig aanvraagnummer bij de hand.

Kan u mij vertellen of mijn bestand/document in orde is?

Wij kunnen u telefonisch of per e-mail niet op voorhand zeggen of uw dossier dan wel een specifiek document aanvaardbaar is. Lees onze lijst van vereisten door en uw dossier zal op de dag van uw afspraak beoordeeld worden.

Ik heb een fout gemaakt op VisaOnWeb – wat moet ik doen?

Als u uw reisdata of andere details over uw reis moet wijzigen, neem dan de bijgewerkte informatie mee op de dag van uw afspraak zodat de wijzigingen kunnen worden aangebracht in uw dossier. Als u een fout heeft gemaakt in uw persoonlijke gegevens: naam, achternaam, geboortedatum – vul dan een nieuwe aanvraag in op VisaOnWeb. U hoeft uw afspraak niet opnieuw te maken, u kunt het nieuwe formulier gewoon op de dag van uw afspraak inleveren.

Zal ik een meervoudig of een enkelvoudig visum krijgen?

U kunt aangeven of uw voorkeur uitgaat naar een meervoudig of een enkelvoudig visum in VOW. Houd er wel rekening mee dat er geen recht is op het ontvangen van een meervoudig visum, net zoals er geen recht is op het ontvangen van een visum (op enkele wettelijk gedefinieerde uitzonderingen na). Visa worden per geval bekeken en toegekend, en dit wordt ook toegepast op een meervoudig visum. Indien u wenst dat uw aanvraag voor een meervoudig visum in behandeling wordt genomen, moet uw dossier bewijsstukken bevatten van meerdere reizen, waarbij België de hoofdbestemming is. Andere factoren die in overweging worden genomen zijn, maar niet beperkt tot, visumgeschiedenis, financiële middelen en banden met België.

Kan ik een visum voor Luxemburg aanvragen?

Ja, wij accepteren ook visumaanvragen voor Luxemburg. Gelieve dezelfde procedure te volgen als het visa voor België.

Wat is een Luchthaventransitvisum (visum type A)?

Dit is een visum om alleen door de luchthaven te reizen. Een luchthaventransit betekent dat u niet hoeft in te checken, uw bagage niet hoeft op te halen of door de beveiliging op de luchthaven hoeft te gaan – u hoeft enkel van gate naar gate te gaan om de aansluitende vlucht te nemen. Kijk op deze website als u dit type visum nodig heeft.

Wat als ik niet van gate naar gate ga?

Als u opnieuw moet inchecken op de luchthaven in België, wordt dit beschouwd als een binnenkomst in België, en zal u dus een gewoon visum voor kort verblijf moeten aanvragen.

4. Op de dag van uw afspraak

Wat moet ik meenemen op de dag van mijn afspraak?

• Een kopie van uw ingevulde aanvraagformulier
• Origineel paspoort en verblijfskaart
• Betaalmiddel
• Alle noodzakelijke documenten die hier opgelijst staan (PDF, 143.75 KB)

Let op: als u geen aanvaardbare betaling hebt of als uw dossier als onvolledig wordt beschouwd, kunnen wij uw aanvraag niet in behandeling nemen en moet u een nieuwe afspraak maken op een andere datum.

Hoe kan ik de visa administratiekosten betalen? 

De administratiekosten kunnen per bankkaart worden betaald op de dag dat u uw aanvraag indient. Als u op de dag van uw afspraak geen aanvaardbare betalingsvorm bij u hebt, kunnen wij uw aanvraag NIET in behandeling nemen.

5. Visa om te wonen / werken / studeren in België of Luxemburg

Wat heb ik nodig voor een visumaanvraag lang verblijf?

Als u een visum nodig hebt om naar België of Luxemburg te gaan om te studeren, te werken of om uw echtgeno(o)t(e) of partner te vergezellen voor een langdurig verblijf, bekijk de website van de Belgische dienst Vreemdelingenzaken of de website van Buitenlandse en Europese Zaken van Luxemburg – visa en immigratie. Als u de vereiste informatie niet kunt vinden, kunt u een e-mail sturen naar dublin.visa@diplobel.fed.be om meer specifieke informatie te vragen die u nodig heeft. Vergeet niet te vermelden welk type visum u nodig heeft (studie, werk, zelfstandige, gezinshereniging...).

U kunt rekenen op 3-5 werkdagen voor het verkrijgen van een antwoord.

 

Welke dokter is bevoegd voor het voorzien van medische certificaten voor een visum lang verblijf?

The bevoegde dokter is Dr. Kevin O’Flynn, 239 South Circular Road, Dublin 8, Tel.: +353 (0)1 4541357

6. Reizen in groep / met familie

Ik reis in groepsverband of ik organiseer een reis voor een groep, welke procedure dien ik te volgen?

Indien u reist in een groep met vrienden of familieleden dient elk lid van de groep een individuele afspraak te hebben, zoals volgens onze standaardprocedures. Houd er rekening mee dat bij het overzetten van VOW naar onze afsprakenwebsite alleen de naam van de eerste aanvrager automatisch wordt gekopieerd. Andere aanvragers moeten handmatig worden toegevoegd om een afspraak voor meer dan één persoon te boeken.

Indien u een reis organiseert in het kader van studies of zaken en u 6 of meer afspraken nodig heeft:

• Contacteer ons minstens 5 maanden voor de reisdatum via e-mail, en informeer ons over uw reisplannen. Voeg een schatting van het aantal nodige afspraken toe en vergeet niet om de bewijsstukken toe te voegen (uitnodigingsbrief, reisplanning, uitleg over de financiering van de reis,…). Wij zullen uw aanvraag bestuderen en u binnen de 2 weken laten weten of uw verzoek al dan niet weerhouden werd.
• Indien uw verzoek weerhouden werd: bevestig het aantal benodigde afspraken en bezorg ons een lijst met de namen en nationaliteiten van de aanvragers. U doet dit zo snel mogelijk, maar ten laatste 1 maand voor de afgesproken datum voor de afspraken.
• Voor grotere groepen kunnen afwijkende procedures voorgesteld worden. Houd er rekening mee dat hoe groter uw groep is, hoe meer op voorhand u ons dient te informeren. De periode van 5 maanden voor groepsreizen is een minimum.
• Indien de periode van 5 maanden niet gerespecteerd werd, dienen aanvragers de standaardprocedure te volgen. Het is in dat geval niet mogelijk om afspraken te reserveren of om bijkomende afspraken te voorzien voor deze aanvragers.

Noteer dat de aanvraag voor groepsreizen dient te komen vanuit de organisator (universiteit of privébedrijf), niet vanuit de individuele aanvrager.

Ik reis met een EU-familielid – heb ik een visum nodig?

Als u een Ierse verblijfsvergunning heeft waarop “Stamp 4 EU Family” staat en u reist samen, heeft u geen visum nodig om naar België te gaan. U moet nog steeds een geldig paspoort hebben en uw Ierse verblijfsvergunningskaart bij u hebben om van deze vrijstelling gebruik te maken. Wij raden u aan om op reis een kopie van uw huwelijksakte mee te nemen. Houd er rekening mee dat dit advies alleen voor België geldt – als u naar een ander Schengenland reist, dient u contact op te nemen met hun ambassade voor meer informatie. Houd er ook rekening mee dat als op uw Ierse verblijfsvergunning “Stamp 4” staat, u wel een visum moet aanvragen.